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扬州代账会计问答 | 非本公司抬头发票可否报销
编辑:扬州慧算账财务管理有限公司   发布时间:2017-02-09

扬州代账会计问答 | 非本公司抬头发票可否报销


扬州会计理解这类问题时,一定要分清项目,一步一步来,不能把会计处理、发票处理、企业所得税混在一起。



不是本公司抬头的发票,真的可以在本公司列支吗?


“非本公司抬头费用报销与列支,有没有具体的规定条文支撑呢?”


这是一个非常实务的问题。


“现在很多我们的电信费用、差旅费都是增值税发票,但是大部分都不是公司抬头,开的是个人抬头,这部分根据会计定义是满足费用标准的,但是税务和审计不认可他们是发票入账、认定为白条”。


秀才遇到兵、有理说不清的情况有时真的令人抓狂,总希望能从纸堆堆里面能找到一张白纸黑字的文件来规定此事。实务上,倒是为什么认定为白条,才需要文件支撑。


我们来看看,如何理解这个实务问题。


一、先判断会计问题


首先明确的问题是:这个费用是否应该报销入账列支。


我们先不管发票,我们先看《会计准则-基本准则》,这是会计做账的准则,其它都是传言。


《基本准则》与此有关的两条是:


第十六条 企业应当按照交易或者事项的经济实质进行会计确认、计量和报告,不应仅以交易或者事项的法律形式为依据。


这一条就是实质重于形式条款,一切“凭发票入账”的观点面,在它面前,就象瓦上的霜在太阳面前一样不堪一晒。


另一条是关于费用的定义:


第三十三条 费用是指企业在日常活动中发生的、会导致所有者权益减少的、与向所有者分配利润无关的经济利益的总流出。


就员工报销的差旅费而言,它是符合费用定义的。


差旅费用的发生,就是业务的实质,而发票只不过是法律形式,如果只认发票而不准列支,显然违反《基本准则》第十六条。


可见,入费用这事,甚至不需要发票。


也就是说,我们就算把那些发票都扔了(只是假设,乱扔发票是违法的哦),只要会计和公司能从其它票据或资料里确认事实上发生了上述支出,也应该确认费用。也就是说,计较发票是不是合适,从而判定能否入账列支,是错误的。


明白了以上结论,我们就知道了,对于会计处理,审计与税务人员不能直接从“发票不是本公司抬头”来认定会计处理有误,而只能从业务的真实性、金额的确定性进行质疑,或者提示可能存在补税风险。有时。千万不要把定性相互混淆。


好。当我们知道会计处理是完全正确时,就放心30%了。然后再考虑下一个问题:


非本公司抬头的发票,能不能在公司报销、列支?


二、再判断发票违法问题

此时我们不考虑会计处理,因为会计处理肯定是正确的;也不考虑纳税问题,纳税的事最后来考虑。只考核这样的发票能不能报销列支?是否违法?


发票的事按《发票管理办法》来。按《发票管理办法》及其相关的规章、规范性文件,对发票的管理主要是:登记、领购、保管、开具、收取等。对于正确使用发票,并没有规定必须按台头列支。


这里简单提一下白条。白条目前是一个没有确定法律内涵的概念,如果结合新旧发票管理办法来理解,我可以对白条下这样的定义:代替发票使用的其它凭证就是白条。所以,发票肯定不能被认定为白条。


就发票管理来说,一大类“不得报销、列支”的情况是:“开具不规范的发票”不得列支、报销。所以,如果发票开具不规范,包括虚开发票,就不能在公司报销、列支。


会计应结合业务进行判断,这些发票台头为什么开给个人,是否属于不规范的开票行为。比如明明应该开给公司,却开给了个人,就是不规范,甚至是虚开。但如果本身就可以开给个人,则不算不规范。


举个简单例,比如张三去吃饭。张三吃、张三付钱,老板把发票开张三的抬头,这肯定不算虚开、不算开具不规范;如果张三告诉老板,是因公吃、钱是代公司付,让开公司抬头,只要是真的,这发票也不算虚开、不算开具不规范。


除了会计要判断,税务检查到了也会判断,这可能就会与会计产生争议了。你说开具是规范的,我偏说开具是不规范的,由于涉及到具体的实务,双方谁输谁赢不好说。我们退一万步,假设税务赢了,最终认定:“发票开具不规范”,那么,后果是什么呢?


后果是“不得用于列支、不得用于报销、不得用于税前扣除”,一句话,不得使用这份发票——这是税务总局的规定。


也仅此而已。


除非同时认定这是“虚开”的发票,否则对于报销入账的公司来说,甚至不能罚款。开具的发票不规范,责任在开票方,受票的公司只需要把发票抽出来,要求对方重新开具即可。


如前所述,发票抽出来后,不论最终是否换回了合规发票,会计处理的正确性皆不受其影响,因为不论有没有发票,会计都是据实入账。


这样我们就明白了,首先会计处理是没有错的,然后,发票上可能会被抽出来,但纵然如此也不算违法,硬要说违法也是开票方违法,开票系统是被他们操作的。


在排除虚开的情况下,当知道这样的发票入账不违法、不罚款时,相信我们又放心30%了,加起来就60%了。


在这个基础上,我们就可以分析对企业所得税的影响了。


三、所得税的扣除风险


这些费用,所得税能否扣除,其把握程序是:会计处理是否正确,如果会计处理正确的话,是否存在税会差异。


也就是说,税务检查人员如果希望征税的话,其本质手段有两个,一是认为会计处理不正确,二是认为存在税会差异。现实中税务检查人员的认定、判断可能比较复杂,但把握其法律实质,不外乎就是以上两个。


前者,主要是税务直接否定了费用真的发生、费用与经营有关等事实,此时,费用发生的其它证据就显得重要了。比如:支付情况、合同、价格、事由等等。如果税务质疑这一点成功,就算你有公司台头的发票,也照样是不能扣除的,因为费用本身就是假的或不能扣除的。


后者,就是税务认可了费用开支的真实性,认可会计处理的正确性,但还想征税,就必须从“税会差异”上找伙食了。


以差旅费为例,有什么样的税会差异呢?


差旅费几乎没有税会差异。正常情况下,税务是很难找到差异的,但实际上,税务非常容易找到差异——“发票有问题”、“发台头不对”,但这样的差异,没有法定依据。


假设1,可能税务无法认定发票不符合规定,无法认定发票的开具违反了哪个条文,于是,所得税扣除就没有差异了,就可以列支了。


假设2,可能税务还是找到理由,认为发票开具不正确,应该直接开给公司,不能开给个人,违反了规定。那么,如前所述,这张发票就不能列支和报销了,就要抽出来了。但费用是否就不能扣除了呢?


综合几个文件,税务总局对此最直接的规定是:“不符合规定的发票,不得用于税前扣除”,或者“不得作为税前扣除的凭证”。其规定只针对发票本身,而没有针对费用扣除本身。其实就是三个字“抽出来”或者“不准用”。否定的是发票的证明力,而不是费用本身。


企业所得税上,不规范发票=没有发票≠不能扣除。(注意,房地产企业的开发产品计税成本除外)


不得用于税前扣除,不用于就是了;不得作为税前扣除的凭证,不作为凭证就是了。当然,就需要再找其它凭证来扣除了。所得税不同于增值税,并没有规定一定要发票。


所以在会计处理正确的情况,哪怕发票被认定为不符合规定,不让所得税前扣除也是缺乏依据的。


当然,明白这一点,也不见得就敢把最后40%的心放了,因为可能税务检查人员并不按法律出牌。实务中,会计处理和业务上难免会有些这样或那样的小问题,而税务执法上也难免会有简单粗暴的小问题。可能导致双方都不按正确的规定来纳税和征税。


比如,税务为了简单化,直接说:“抬头不是公司的发票不能扣除”,要求补税,企业为了迎合税务人员、搞好税企关系,愿意白交一点冤枉税,也就成交了。

但是,如果因为金额过大,或者双方总体上产生对立和争议,如果必须走法律渠道,那还是操正步、按标准来处理了。

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那么,对于非本公司抬头的发票报销入账,该如何对待呢?


1、 尽量规避这事,少找麻烦,不惹事;

2、 能退回重开当然最好;

3、 认真辨别是不是虚开的发票,杜绝虚开发票;

4、 不能规避的话,要注意多收集配套证据,证明业务真实性;

5、 业务真实情况下,不用担心会计处理有错;

6、 只要不是虚开的发票,不用担心会因发票被罚款;

7、 所得税扣除取决于费用本身;

8、 实务中有些税务检查人员可能会简单处理、以票控税。只要我们对此胸中有数、灵活务实,多多请示领导,告诉他利害关系,并适当建议,补还是不补让领导决定,这样当会计就轻松了。


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